Een concept-jaarrekening opstellen

Voor een kleine BV is de jaarrekening vaak vooral veel uitzoek- en overtypwerk: cijfers uit het boekhoudpakket halen, rubriceren, vergelijken met vorig jaar en in een net document gieten. Dat werk kan je AI-assistent grotendeels overnemen, omdat Finance MCP de cijfers live en gerubriceerd uit je administratie kan aanleveren. Deze pagina is een draaiboek dat je daarvoor kunt volgen: eerst controleer je of de administratie er klaar voor is, dan laat je de assistent een concept opstellen met een kant-en-klare prompt, vervolgens loop je de aansluitingen na en laat je het concept beoordelen door iemand die er verstand van heeft, en tot slot deponeer je zelf bij de KvK.

Het resultaat is nadrukkelijk een concept. Finance MCP leest alleen en deponeert nooit iets namens jou; het opstellen, vaststellen en deponeren van de jaarrekening blijft de verantwoordelijkheid van het bestuur van de vennootschap. Werk je met een accountant of boekhouder, laat het concept dan altijd door die persoon beoordelen voordat je het vaststelt.

Voor wie dit draaiboek is

Het draaiboek is geschreven voor micro- en kleine rechtspersonen, in de praktijk de meeste BV's en holdings van ondernemers en zzp'ers. Die mogen een beperkte jaarrekening deponeren: een verkorte balans met een beknopte toelichting, zonder gepubliceerde winst-en-verliesrekening en zonder accountantsverklaring. Valt je onderneming in een hogere grootteklasse, of geldt er een controleplicht, dan is dit draaiboek nog steeds bruikbaar als voorbereiding, maar loopt het echte werk via je accountant.

Voordat je begint

Een concept is zo goed als de administratie eronder. Controleer daarom eerst of het boekjaar volledig is bijgewerkt, want de assistent rekent met wat er geboekt staat en verzint er niets bij. Loop deze punten na:

Het boekjaar is volledig geboekt. Alle verkoop- en inkoopfacturen van het jaar staan erin, de bankmutaties zijn verwerkt en afgeletterd, en de afsluitende memoriaalboekingen zijn gedaan: afschrijvingen, voorzieningen, overlopende activa en passiva en eventuele voorraadmutaties.
De RGS-mapping is ingevuld als je pakket geen eigen RGS-codes kent, zoals Business Central. De rapportages worden dan gerubriceerd volgens het Referentie Grootboekschema, wat het concept veel bruikbaarder maakt. Hoe je die mapping invult staat op Je pakket koppelen.
Je hebt de vergelijkende cijfers. De jaarrekening toont naast het boekjaar ook het voorgaande jaar. Zit dat vorige jaar in dezelfde administratie, dan haalt de assistent het er zelf bij; zo niet, houd dan de vastgestelde jaarrekening van vorig jaar bij de hand.
Je weet wat er buiten de boekhouding om speelt. Denk aan de te betalen vennootschapsbelasting, een voorgenomen dividenduitkering of niet uit de balans blijkende verplichtingen zoals een huurcontract. Dit soort punten geef je in de prompt mee of vul je later in het concept aan.

Stap 1: controleer de cijfers

Vraag je assistent eerst om een controleronde voordat er iets wordt opgesteld, bijvoorbeeld: "Haal voor [administratie] de saldibalans van boekjaar [jaar] op en controleer of die sluit. Sluit de ouderdomsanalyse van debiteuren en crediteuren aan op de bijbehorende grootboekrekeningen? Zie je rekeningen zonder RGS-mapping of opvallende saldi die ik moet nakijken?"

Deze ronde vangt de meeste verrassingen vroeg af. Een debiteurensaldo dat niet aansluit op de openstaande posten, een tussenrekening met een restsaldo of een kostenrekening met een creditsaldo wil je vinden vóórdat het concept er staat, niet erna. Los wat je vindt eerst op in je boekhoudpakket en draai de controle dan opnieuw.

Stap 2: laat het concept opstellen

Is de controleronde schoon, dan laat je het concept opstellen. De prompt hieronder kun je vrijwel letterlijk overnemen; vervang de gegevens tussen blokhaken door je eigen situatie en vul de laatste regels aan met wat er buiten de boekhouding om speelt.

Stel een concept-jaarrekening op voor [naam BV] over boekjaar [jaar], als micro/kleine rechtspersoon volgens Titel 9 Boek 2 BW. Gebruik de administratie [naam of administrationId] in Finance MCP. Haal daarvoor op: de balans per 31 december [jaar] én per 31 december [vorig jaar] (vergelijkende cijfers), de winst-en-verliesrekening over beide jaren gegroepeerd op RGS, en de saldibalans ter controle. Maak er dit van: (1) een balans na resultaatbestemming met vergelijkende cijfers, (2) een winst-en-verliesrekening in de gebruikelijke rubrieken voor intern gebruik, (3) een beknopte toelichting met de grondslagen van waardering en resultaatbepaling (historische kostprijs, tenzij ik iets anders aangeef) en een toelichting op de belangrijkste posten, en (4) een lijst met controlepunten en open vragen voor mijn boekhouder of accountant, waaronder alle aannames die je hebt gedaan en alle rekeningen zonder RGS-mapping. Verzin niets bij: als een gegeven ontbreekt, zet het dan bij de open vragen. Houd rekening met: de vennootschapsbelasting over [jaar] is [bedrag / nog niet berekend]; het voorstel voor de resultaatbestemming is [toevoegen aan de reserves / dividend van bedrag]; verder geldt [niet uit de balans blijkende verplichtingen, gebeurtenissen na balansdatum, of "niets bijzonders"].

De assistent haalt de cijfers live op, rubriceert ze en zet het concept in één document voor je neer. Vraag gerust om een andere vorm als dat handiger is, bijvoorbeeld een tabel per post met beide jaren naast elkaar, of een versie waarin de toelichting per balanspost is uitgeschreven.

Stap 3: loop de aansluitingen na

Voordat het concept naar je boekhouder of accountant gaat, controleer je een paar aansluitingen die samen de meeste fouten afvangen. Je kunt ze zelf nalopen of ze door de assistent laten voorrekenen met de vraag "Controleer de aansluitingen van dit concept en laat de berekening zien".

De balans is in evenwicht, in beide jaren.
Het eigen vermogen sluit rond: eigen vermogen begin boekjaar plus het resultaat en eventuele stortingen, minus uitkeringen, is het eigen vermogen einde boekjaar.
Het resultaat in de balans is het resultaat uit de winst-en-verliesrekening.
Debiteuren en crediteuren op de balans sluiten aan op de openstaande posten uit de ouderdomsanalyse per 31 december.
De liquide middelen sluiten aan op de banksaldi per 31 december.

Stap 4: laat het concept beoordelen

Het concept en de lijst met open vragen uit de prompt vormen samen het pakket voor je boekhouder of accountant. Juist de onderwerpen waar de boekhouding niet het hele verhaal vertelt horen daar thuis: de waardering van posten waar een keuze in zit, de fiscale positie en de te betalen vennootschapsbelasting, de resultaatbestemming en eventuele gebeurtenissen na balansdatum. Verwerk de opmerkingen, boek waar nodig correcties in je pakket en laat het concept daarna opnieuw genereren, want de cijfers komen elke keer vers uit de administratie en het concept blijft zo vanzelf gelijk lopen met wat er geboekt staat.

Stap 5: vaststellen en zelf deponeren

Is het concept akkoord, dan stelt de algemene vergadering de jaarrekening vast en deponeer je binnen acht dagen na vaststelling bij de KvK. Voor micro- en kleine rechtspersonen kan dat gratis met de onlinedienst Zelf deponeren jaarrekening van de KvK: je logt in, neemt de balansposten en de toelichting uit je vastgestelde jaarrekening over en verstuurt de deponering digitaal. Finance MCP speelt in die laatste stap bewust geen rol; wat bij de KvK belandt heb jij zelf ingevoerd en gecontroleerd.

Let op de termijnen: de jaarrekening moet uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar gedeponeerd zijn, en eerder als de vaststelling eerder rond is. Te laat deponeren is een economisch delict en kan bij een faillissement leiden tot bestuurdersaansprakelijkheid, dus zet de deadline in je agenda.

Meer voorbeeldvragen voor de cijfers achter de jaarrekening vind je bij Welke vragen kun je stellen.